In 5 stappen je uurtarief als fotograaf berekenen

In 5 stappen je uurtarief als fotograaf berekenen

Uurtarief fotograaf

Het vaststellen van een uurtarief is voor veel fotografen een lastige opgave. Hoe doe je dit precies? Benader je werk als fotograaf op de volgende manier: jij stopt tijd, energie en geld in het maken van een product en het leveren van een dienst en daar krijg je een financiële vergoeding voor terug. Klinkt net als echt werk he? Dat is het toch ook?!

De hoogte van de financiële vergoeding die je ontvangt moet in de basis dan ook gebaseerd zijn op de producten en diensten die je levert. Benader dit zakelijk en kijk niet naar wat je jezelf ‘waard vindt’. Dit laatste is namelijk subjectief en iedereen kan dit anders beoordelen, ongeacht hoe zorgvuldig je te werk gaat.

Wat moet ik als uurtarief vragen als fotograaf? In 5 stappen helpen we je bij de berekening van je uurtarief en leggen we je uit waar je allemaal rekening mee moet houden om te weten wat je aan je werk overhoudt, Het is heel verstandig om minimaal jaarlijks deze rekensom voor jezelf te maken om te zien hoe jij en je bedrijf ervoor staan.

Hoe bereken ik mijn uurtarief als fotograaf?

Je uurtarief als fotograaf bereken je volgens de volgende formule: totaal benodigde omzet gedeeld door declarabele uren = uurtarief. Om deze rekensom te kunnen maken moet je op de hoogte zijn van je totale onkosten. Je kunt je uurtarief in 5 stappen berekenen.

1. Onkosten uitrekenen;
2. Benodigde salaris bepalen;
3. Benodigde omzet uitrekenen;
4. Uurtarief uitrekenen;
5. Bijkomende kosten doorberekenen

Stap 1. Welke kosten heb je als fotograaf

Start met het maken van een overzicht van al je kosten. Maak deze lijst zo volledig mogelijk. De kosten kunnen per fotograaf erg variëren. Wanneer je een fotostudio huurt brengt dit meer kosten met zich mee dan wanneer je altijd op locatie werkt bijvoorbeeld.

• Camera, objectieven, flitsers etc (afschrijving);
• Computer (afschrijving);
• Software op computer (lightroom/ photoshop etc.)
• Kantoorartikelen, postzegels, agenda;
• Studiekosten, zoals workshops, cursussen;
• Marketingkosten, social media reclame, advertentie in tijdschrift, deelname beurs, drukwerk, demo albums, website;
• Verzekeringen, aansprakelijkheidsverzekering, apparatuur verzekering, rechtsbijstand, ziektekosten, arbeidsongeschiktheid en pensioenregeling;
• Aquisitiekosten;
• Bankkosten;
• Autokosten, brandstof, parkeerkosten, wegenbelasting, verzekering, onderhoud;
• Kantoor/studio kosten, inrichting, huur, gas, water, licht, internet aansluiting;
• Inkoop materiaal, fotoboek, usb stick (afhankelijk van het aantal klanten, later doorberekenen per klant);
• Verzendkosten;
• Communicatie middelen, telefoon en abonnement;
• Administratiekosten, accountant, administratiesoftware;
• Abonnementen/lidmaatschap, vakbond, tijdschrift, vakblad, organisaties, KvK
• Overig;

Onkosten dekkend

Zorg dat je minimaal je eigen kosten eruit haalt! Anders betaal jij zelf geld om je werk uit te mogen voeren. Dit klinkt heel erg logisch, maar onbedoeld komt het vaak voor dat fotografie opdrachten uiteindelijk meer kosten dan dat ze opleveren. De vraag die men zich dan moet stellen is, of het dan nog werk is of dat je je eigen (fotografie)hobby betaalt! Om deze reden is het dus allereerst heel belangrijk om een goede berekening te maken van je onkosten.

Voorbeeld berekening onkosten

Bij dit voorbeeld gaan we uit dat de fotograaf 20.000,- euro onkosten per jaar heeft.

Stap 2. Salaris fotograaf

Het inkomen wat je wilt hebben is het uitgangspunt van stap 2. Let op, hiermee bedoelen we dus wat je echt aan je werk wilt overhouden op maandbasis! Bijvoorbeeld: als je uitsluitend gespecialiseerd bent in trouwfotografie dan heb je te maken met een hoogseizoen met veel opdrachten en het laagseizoen met minder opdrachten. De berekening moet dan eerst je totale verdienste per jaar zijn, en niet per maand.

Bij dit gewenste inkomen moet je belastingen en verzekeringen optellen. Netto inkomen + inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekering 5,7% + inkomstenbelasting 30% = benodigde winst (bron kvk)

Daarnaast moet je dan nog rekening houden met reserves die je opzij moet/wilt zetten voor pensioen en onverwachte kosten (denk aan reparaties of klachten van klanten etc.) Hoeveel procent per maand zet je daarvoor opzij?

Ook is het momenteel nog onduidelijk of zzp’ers in de nabije toekomst een verplichte arbeidsongeschiktheidsverzekering moeten gaan afsluiten. Dit zou nog een extra kostenpost zijn die je bij je inkomen op moet tellen om het zelfde te blijven verdienen.

Voorbeeld berekening salaris fotograaf

Deze fotograaf wil 2.000,- euro per maand aan salaris. Dit is 2.000 x 12 = 24.000,- op jaarbasis.

Jaarsalaris 24.000 = 64,3%
Inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekering 2.128 = 5,7%
Inkomstenbelasting 11.198 = 30%
Benodigde winst 37.325 = 100%

Stap 3. Benodigde omzet

Dit brengt ons bij de omzet van de onderneming. Iets waar we het met zijn allen graag over hebben. Vooral de discussies over “wanneer heb je voldoende omzet?” staan breed uitgemeten op het internet. Deze vraag is alleen te beantwoorden door je zakelijke kosten en benodigde winst bij elkaar op te tellen. Er is dus geen eenduidig antwoord op deze vraag. Een fotograaf met 100.000 euro omzet per jaar zou uiteindelijk minder kunnen overhouden aan zijn werk dan een fotograaf met 30.000euro omzet per jaar! Een belangrijke som dus.

Voorbeeldberekening benodigde omzet

20.000 + 37.325 = 57.325 euro

Stap 4. Uurtarief fotograaf

Het werk van een fotograaf bestaat, zoals het bij veel diensten werkt, uit directe en indirecte uren. Ofwel, uren die declarabel zijn aan de klant en uren die niet declarabel zijn en dus voor eigen rekening komen. Vooral de niet declarabele uren zijn heel belangrijk bij het bepalen van je uurtarief. Je wilt er immers voor zorgen dat je na het maken van al je uren (declarabel en niet-declarabel) nog steeds uitkomt met een positief resultaat.

Directe uren

De uren die direct voor een klant gemaakt worden zijn je directe, declarabele uren. Hierbij is het van belang dat je precies weet hoeveel tijd je besteed je aan één klant. Denk hierbij aan het contact met je klant via mail en telefoon, een intake gesprek, een eventueel tweede gesprek, voorbereidingen, reistijd, het fotograferen zelf, de nabewerking en product afhandeling zoals het ontwerpen van het album.

Indirecte uren

Naast het werk wat je doet voor een specifieke klant investeer je als zelfstandig fotograaf ook in algemene activiteiten om je bedrijf te kunnen runnen. Dit zijn de indirecte uren. Denk hierbij aan activiteiten als: administratie, marketing, website bijwerken, bloggen, beursdag, demo album ontwerpen, opleidingen, netwerken enz.

Declarabele uren inschatten

Om in te kunnen schatten hoeveel van je tijd je daadwerkelijk voor een klant aan het werk bent (directe uren), en dus tijd besteed die je door kunt belasten aan je klanten, is het belangrijk om een inschatting te maken van de hoeveelheid declarabele uren.

Volgens de KVK ben je ongeveer 50% van je tijd declarabel. Er zijn in totaal 365 dagen per jaar. 5 Dagen per werkweek – 30 dagen voor vakantie en feestdagen = 230 dagen om in totaal 1840 uur te werken. Hiervan is dus ongeveer 50% declarabel. Zo zijn er ongeveer 920 uur declarabele uren over.

Benodigde omzet / 920 uur = uurtarief voor jouw fotografie werkzaamheden. Over dit bedrag moet je nog 9% of 21% BTW berekenen. Hierbij is BTW vrijstelling een uitzondering.

BTW vrijstelling

Sinds 1 januari 2020 is het mogelijk om in aanmerking te komen voor de kleinondernemersregeling. Hierbij heb je als ondernemer de keuze voor vrijstelling voor de BTW als je niet meer dan 20.000,- euro per kalenderjaar aan omzet hebt. Je hoeft dan geen BTW te rekenen aan je klanten en de BTW aangifte naar de Belastingdienst vervalt.

Voorbeeld berekening uurtarief fotograaf

57.325 / 920 = 62,31 euro exclusief BTW

62,31 x 21% = 75,39 per uur inclusief 21% BTW

Bij deze voorbeeld berekening komen we uit op een uurtarief van 75,- euro per uur.

Stap 5. Bijkomende kosten

Tot slot heb je ook nog declarabele kosten, namelijk de kosten die je specifiek voor één klant maakt. Dit zijn zaken als reiskosten, parkeerkosten, hotel overnachting, eten en drinken, inkoop van een fotoalbum. Bereken deze kosten, naast je uurtarief, door aan je klant.

Uurtarief is onderdeel van je strategie

Het bepalen van je uurtarief is een belangrijk onderdeel van bedrijfsstrategie voor fotografen. Door het hanteren van een heldere strategie val je op bij het type klant waar jij daadwerkelijk bij op wilt vallen. Klanten weten precies wat ze bij jou kunnen verwachten, waardoor ze sneller voor jou kiezen. Zonder duidelijke strategie is het erg lastig om te concurreren in een overvolle markt met fotografen. Klanten zullen hun keuze dan hoofdzakelijk op prijs baseren, waardoor jij genoodzaakt bent om je prijs te laten dalen en steeds meer service aan te bieden. Als fotograaf heb je dan veel last van het fenomeen prijsdruk. Voor je het weet resulteert dit in een uurtarief onder de 10,- euro grens. Een race die je als ondernemer niet lang kunt volhouden!

Heb jij een bedrijfsstrategie waar jij als fotograaf al je keuzes op baseert? Bij verschillende klanten horen namelijk verschillende strategieën en binnen die strategieën passen andere keuzes met betrekking tot bijvoorbeeld prijsstelling en service. In grote lijnen zijn er 4 verschillende strategieën die een fotograaf kan hanteren. Tijdens onze workshop ondernemen voor fotografen leggen we je uit hoe jij het verschil kunt maken in een markt vol concurrenten.